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株式会社エスクリ様
https://www.escrit.jp/

今までの業界の常識を超える発想でブライダルビジネスの新しいスタンダードを日本全国に展開。

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  株式会社エスクリ IT統括部 中根氏 松尾氏

主体のブライダル事業と並行して、ブライダルの遊休施設を活用した法人宴会ビジネスを展開しているが、積極的な日本全国への展開に伴い案件数が増える中で、現在のパーティ案件の管理方法を見直すことになった。
チームとして案件の進捗を一元管理することで営業を推進し、さらに上を目指すためにシステムを活用することを検討した。

「新システムの構築にあたって、現行システムの機能が踏襲され、また、抱えている課題を解決することができるシステムとすることを要件としましたが、提案いただいた内容は課題に対する解決方法がイメージしやすく、構築費用も低価格であったことが決め手となります。」
「実際にプロジェクトを進めていくと、現場の担当者から当初想定していなかった使い方や要望が出てきたのですが、柔軟に対応していただきました。」

  • 案件管理が属人化しているため、顧客の流入から施行までの状況が見えていない。
  • 見積書や請求書などの帳票は、各担当者がExcelで作成しており、一元管理できてない。
  • 申請・承認の事務処理がシステム化されていないため、スピーディな対応ができていない。
  • 月次の予実管理表を手作業で作成しており、集計ミスやリアルタイム性に問題があった。
  • 現行システムのユーザライセンス料が高く、将来ユーザ数が増えた場合はコスト増が懸念された。
  • パーティーハンター(※)システムの入口である案件登録をkintoneアプリで作成。(案件管理アプリ)
※パーティーハンター(https://partyhunter.jp/):主体のブライダル事業と並行して、ブライダルの遊休施設を活用した法人宴会ビジネスを展開
  • 今まで手作業で作成していたExcelの見積書/請求書関連をkintoneアプリで作成。(見積管理アプリ)
  • 案件管理アプリから連携させ、ボタン一つで見積管理アプリに遷移、見積書・請求書を作成。
  • 紙を印刷し手でまわしていた申請フローは、kintoneのプロセス管理を設定、システム化。
  • 月次の予実管理表のグラフ表示はカスタマイズをして実装。
  • 見積書や請求書は元々の帳票を表現できるようアドオン製品としてサイボウズスタートアップス社のプリントクリエイターを導入。

  • 案件を一元管理することによって、リアルタイムで案件の進捗状況を把握することができ、案件ロスの削減や作業の遅延が見えるようになった。
  • 1つの画面で様々な処理が完結できるようにしたことで、担当者の入力負担を軽減することができた。
  • 入力したデータを再利用して、管理帳票や見積書、請求書などをボタン1つで作成できるようにしたことで、作業の効率化を図ることができた。
  • 申請・承認のワークフローをシステム化したことで、上長は外出先から承認処理を行うことができ、さらに承認と同時に帳票の承認欄に電子印が付くため、手続きのスピードアップを図ることができた。

システム構成図

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帳票連携

見積書、請求書などの多くの帳票をkintoneから直接出力するができる。
事業所ごとに異なるロゴを切替えることができ、ワークフローによる承認者の電子印も自動で印影がされる。

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基幹連携

kintoneと基幹システムの会計データ(受注・売上・請求)の連携を自動化。

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Excelの帳票イメージを再現

これまで手作業で集計し、リアルタイム性に問題のあった管理帳票を、日々入力したデータを集計してブラウザに表示する。
現場の混乱をなくすために、今まで使っているExcel帳票と同じレイアウトで表示。

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現行CRMからkintoneへの移行

新システムにデータを移行する場合、システム間でデータの属性などが違うことから、移行仕様書やマッピングリストなどで移行方針を決め移行する。
また、新旧のシステムが平行稼動している場合には、事前の計画が重要となる。

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IT統括部 中根氏


「担当者の日常業務を支援するシステムが構築できたことで、担当者の作業効率が上がり、スムーズにシステムを移行することができました。
今後はこの成功を他の部署にも展開していき、全社的な作業効率化を図っていきたいと考えています。
また、kintoneは項目追加など簡単に設計を変更することができるので、現場の声を聞きながら、継続的に機能強化をしていきたいと思います。」

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